Menu strony
Oprogramowanie komputerowe dla firm

Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli warto by rozpoczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer


Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, wykorzystywanych od lat w innych firmach. Można, w przypadku chociażby niestandardowego przydziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.
Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i nieustanny obieg dokumentów. System bezdziennikowy preferowany jest zawsze w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo (http://avvocato-polonia.it/).

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ danych drogą komputerową ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się profesjonalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.

Chcielibyśmy Cię zaprosić do identycznie ciekawych postów, które przygotowaliśmy dla Ciebie z radością. Zatem kliknij stronę znaki towarowe i oglądaj to, na co będziesz miał ochotę.

/J]
Dodane przez: G.S.
18/10/31, 07:13