Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli warto by rozpoczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i zrozumiały dla pracowników
model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, wykorzystywanych od lat w innych firmach. Można, w przypadku chociażby niestandardowego przydziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby
zasady obiegu dokumentów i
elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.
Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku.
Jeżeli chcesz, aby tego typu wiadomości pozostały Ci w pamięci na dłuższy czas, sprawdź witrynę (
https://brandgood.com/oferta/litery-blokowe-3d-krakow/), do której link jest tu. Są w tamtym miejscu bardzo analogiczne informacje.
Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i nieustanny obieg dokumentów. System bezdziennikowy preferowany jest zawsze w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.
