Menu strony
Oprogramowanie komputerowe dla firm

Elektroniczny obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie korporacji to kwestia niebanalna. Od uzgodnienia systemu i kontroli należałoby zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu koordynacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

komputery

Po pierwsze powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, z których czerpie się od lat z powodzeniem. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby nienormatywnego rozdziału obowiązków, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dane mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i nieustanny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest zwykle w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia (poznaj znaki bhp) ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.
Dodane przez: G.S.
18/09/19, 07:12